Softver po mjeri ili gotov SaaS: usporedba troškova na tri godine

Za većinu tvrtki gotov SaaS (softver kao usluga, uz mjesečnu pretplatu) jeftiniji je izbor u prve dvije do tri godine. Softver po mjeri počinje se isplaćivati kad tvrtka ima više desetaka korisnika, specifičan proces koji gotovi alati ne prate ili kad treba čvrsto povezati više vlastitih sustava. Između tih dviju krajnosti postoji i treća opcija: gotov sustav uz doradu ili integraciju po mjeri.

Ovo pitanje poznajemo s obiju strana. Za klijente razvijamo softver po mjeri, a istodobno razvijamo i održavamo vlastiti SaaS proizvod, UnitLook. Zato znamo gdje svaki pristup ima prednost, a gdje stvara troškove koji se ne vide u prvoj ponudi.

Usporedba na dva primjera

Brojke su zaokružene i služe za ilustraciju. Pretpostavke: SaaS se plaća po korisniku mjesečno, a softver po mjeri ima jednokratnu cijenu razvoja, održavanje od 18 % godišnje (od druge godine) i poslužitelj od 100 do 150 € mjesečno.

Primjer 1: tim od 15 korisnika, standardan proces

Servisna tvrtka treba evidenciju zahtjeva i radnog vremena. Proces je uobičajen i dobro ga pokrivaju gotovi alati.

Stavka	Gotov SaaS	Softver po mjeri
Početni trošak	1.500 € (uvođenje i prijenos podataka)	25.000 € (razvoj)
Mjesečno	15 korisnika × 20 € = 300 €	100 € poslužitelj
Održavanje	uključeno u pretplatu	4.500 € godišnje od druge godine
Ukupno za 3 godine	12.300 €	37.600 €

Ovdje je razlika jasna. Gotov je alat tri puta jeftiniji i odmah dostupan. Softver po mjeri u ovom slučaju ne bi imao smisla.

Primjer 2: tvrtka sa 70 korisnika i specifičnim procesom

Distribucijska tvrtka ima vlastita pravila odobravanja narudžbi, cjenike po kupcu i obvezno povezivanje s ERP-om i skladištem. Gotov alat pokriva oko 60 % potreba, a ostatak se rješava dodacima, integracijskim servisima i ručnim radom.

Stavka	Gotov SaaS	Softver po mjeri
Početni trošak	6.000 € (uvođenje, integracija s ERP-om)	55.000 € (razvoj s integracijama)
Mjesečno	70 korisnika × 35 € (viši paket) = 2.450 €	150 € poslužitelj
Dodatni servisi	integracijska platforma, 150 € mjesečno	nije potrebno
Ručni rad zbog nepokrivenih dijelova	40 sati mjesečno × 15 € = 600 €	nije potrebno
Održavanje	uključeno	9.900 € godišnje od druge godine
Ukupno za 3 godine	121.200 €	80.200 €

U ovom je primjeru softver po mjeri za tri godine jeftiniji za oko 40.000 €, a nakon toga razlika raste svake godine. Uz to tvrtka dobiva sustav koji točno prati njezin proces.

Najveći dio razlike čini pretplata koja raste s brojem korisnika. Druga je stavka ručni rad koji gotov alat ne pokriva. Taj se rad rijetko uračunava, a u praksi nije zanemariv.

Skriveni troškovi gotovog SaaS-a

• Prelazak u skuplji paket. Funkcija koja vam treba (napredna prava pristupa, API, izvještaji, jedinstvena prijava) često je dostupna tek u višem paketu, koji može biti dvostruko skuplji.
• Rast cijena. Pružatelji SaaS-a redovito podižu cijene, a vi nemate puno prostora za pregovore kad su svi podaci već kod njih.
• Integracije. Povezivanje s domaćim ERP-om, eRačunima ili internim sustavima obično zahtijeva dodatne servise ili razvoj.
• Prilagodba procesa alatu. Kad alat ne podržava vaš način rada, ljudi rade zaobilazno: dodatne tablice, ručno prepisivanje, dogovori izvan sustava.
• Izlazak. Provjerite unaprijed možete li izvesti sve podatke, uključujući povijest i privitke, u upotrebljivom obliku.

Skriveni troškovi softvera po mjeri

Softver po mjeri treba redovito održavati, što godišnje iznosi 15 do 20 % cijene razvoja. Više o tome pišemo u članku koliko košta održavanje softvera. Gotov alat radi isti tjedan, a razvoj traje mjesecima, pa za to vrijeme proces i dalje teče na stari način.

Ako izvorni kod, dokumentacija i pristupi nisu u vašem vlasništvu, teško je promijeniti izvođača, što se rješava ugovorom. Razvoj traži i vrijeme ljudi iz tvrtke: za definiranje pravila, testiranje i povratne informacije.

Treća opcija: gotov sustav i integracija po mjeri

Najbolji omjer cijene i koristi često daje kombinacija. Za standardne dijelove (računovodstvo, plaće, e-pošta) koristi se gotov softver, a po mjeri se razvija samo ono što je specifično za vaše poslovanje, uz integracije koje sve povezuju. Tako ne plaćate razvoj onoga što već postoji, a dobivate točno ono što vam nedostaje.

Kriteriji za odluku

Pitanje	Ako je odgovor „da”
Je li vaš proces uobičajen za vašu djelatnost?	gotov SaaS
Treba li vam rješenje za nekoliko tjedana?	gotov SaaS
Imate li manje od 20 korisnika?	najčešće gotov SaaS
Pokriva li gotov alat manje od 70 % potreba?	softver po mjeri ili kombinacija
Morate li se čvrsto povezati s vlastitim sustavima?	softver po mjeri ili kombinacija
Je li proces vaša konkurentska prednost?	softver po mjeri
Imate li više desetaka korisnika i dugoročni plan?	izračunajte obje opcije na 3 do 5 godina

Ako na posljednje pitanje odgovorite potvrdno, napravite izračun s vlastitim brojkama. Dovoljna je jednostavna tablica kao u primjerima iznad, uz realnu procjenu ručnog rada.

Česta pitanja

Je li softver po mjeri uvijek skuplji od SaaS-a?

U prvoj godini gotovo uvijek. U razdoblju od tri do pet godina, kod većeg broja korisnika i specifičnih procesa, softver po mjeri često postaje jeftiniji jer nema mjesečne naknade po korisniku i ne zahtijeva ručne zaobilaznice.

Od kojeg se broja korisnika isplati softver po mjeri?

Ne postoji točan prag, ali u praksi izračun postaje zanimljiv od otprilike 40 do 50 korisnika, ovisno o cijeni pretplate i složenosti procesa. Kod manjeg broja korisnika presudnija je specifičnost procesa.

Tko je vlasnik podataka u SaaS-u?

Formalno najčešće vi, ali se podaci nalaze na infrastrukturi pružatelja. Provjerite uvjete izvoza podataka, lokaciju poslužitelja i što se događa s podacima nakon otkaza pretplate.

Može li se krenuti sa SaaS-om, a kasnije prijeći na softver po mjeri?

Može, i to je često razuman put. Gotov alat pomaže da se proces posloži i da se jasno vidi što nedostaje. Važno je od početka paziti da se podaci mogu izvesti.

Što dalje

Ako razmišljate o razvoju ili ste nezadovoljni alatom koji koristite, možemo zajedno napraviti izračun za vaš slučaj. Uz popis procesa, broj korisnika i potrebne integracije dovoljan je jedan razgovor da se vidi u kojem smjeru ići. Više o tome kako radimo pročitajte na stranici izrada web aplikacija, a za razgovor javite nam se.